Nel mondo della produzione, la gestione del tempo ha sempre rappresentato un elemento essenziale al fine di ottimizzare le attività lavorative.
Negli ultimi anni, in particolare nell’area del management, anche in sanità si è via via diffusa la “corretta gestione del tempo”. Molti autori hanno argomentato al riguardo, concentrando la loro attenzione proprio sulle figure apicali, ovvero top management, estendendo però alcuni consigli anche nei confronti dei coordinatori (infermieristici e dei vari servizi).
Proviamo allora a contestualizzare il cosiddetto time management all’interno di un setting assistenziale, ovvero in un vero e proprio sistema sanitario.
Nel suo libro “Imparate ad organizzarvi[1]”, John Caunt afferma quanto segue: “Le ragioni della disorganizzazione, che inevitabilmente portano ad una cattiva gestione del tempo, sono sostanzialmente 3: pressioni esterne, inefficienze del sistema e fattori personali:
- la prima include aspetti come i sovraccarichi, le interruzioni e i problemi specifici dell’ambiente di lavoro;
- la seconda ha a che fare con l’assenza di strategie e procedure per gestire il tempo e le informazioni, e l’uso inappropriato degli strumenti;
- la terza fa riferimento ai fattori personali come l’ansia che ci attanaglia davanti a certi compiti, o un desiderio di novità che ci spinge a passare in continuazione da un compito all’altro”.
A quanto pare tali ragioni sono pienamente rinvenibili nel mondo sanitario, manageriale e non. Ecco quindi determinante approcciare le proprie attività lavorative cominciando a seguire alcune regole fondamentali.
Partiamo dalla matrice di Eisenhower, ex presidente degli Stati Uniti, definito “un vero e proprio maestro del time management”[2]:
importante, ma non urgente | Urgente e importante |
DECIDERE QUANDO FARLO | FARLO SUBITO |
Non importante, non urgente | Urgente, ma non importante |
FARLO DOPO | FARLO FARE AD ALTRI (DELEGARE) |
Nel suo libro “10 brevi lezioni per manager in sanità” Annalisa Pennini ci ricorda l’equazione perfetta che distingue l’urgente dall’importante: “l’urgenza ci richiede di essere reattivi, l’importanza di essere proattivi”. Fino a quando rimarremo nell’area dell’urgente e importante, continueremo a farci gestire dal tempo. Solo quando impareremo ad anticipare l’urgenza, a programmare l’importante, solo allora diventeremo degli ottimi time-manager.
È innegabile, tuttavia, che le attività assistenziali, il mondo sanitario in generale, è molto dinamico ed imprevedibile, per cui non tutto quanto affermato poc’anzi può davvero diventare pianificazione e programmazione giornaliera. Eppure, molti autori affermano che, la chiave di volta per dettare i tempi e non subirli è rappresentata dalla pianificazione e monitoraggio del tempo1:
- pianificazione, dovete essere in grado di:
- determinare i vostri obiettivi;
- identificare le azioni necessarie per realizzarli;
- suddividere i progetti nei compiti che li compongono;
- stabilire quanto dovrebbero durare le attività;
- decidere quando svolgere i compiti nei prossimi giorni e nelle prossime settimane;
- capire esattamente di che cosa avete bisogno per poterli assolvere pienamente.
- Monitoraggio, dovete sapere in ogni momento:
- Quali sono i vostri contatti;
- Quali sono le riunioni e gli appuntamenti;
- Ciò che avete fatto e ciò che rimane da fare;
- Chi sta facendo cosa per voi ed entro quando;
- Quali saranno le vostre scadenze.
- Pianificazione del vostro tempo:
- Pianificazione della giornata (deve essere fatto “oggi per domani”);
- Pianificazione della settimana (il sabato pianifico la settimana successiva);
- Pianificazione dei prossimi 3 mesi (livello più manageriale).
Il valore aggiunto della pianificazione e monitoraggio è rappresentata da una equazione formulata da Tracy nel 2015: “dodici minuti dedicati alla stesura dell’elenco ti daranno un ritorno di 120 minuti, ossia due ore di maggiore produttività”[1].
Senz’altro applicare tutte le teorie e le tecniche descritte fino ad ora, richiede una conoscenza di sé stessi e del proprio modo di lavorare, forse la prima vera sfida da affrontare; fatto ciò, è necessario organizzare le informazioni ed il lavoro che svolgete insieme agli altri, unitamente al vostro spazio di lavoro e da ultimo sbarazzarsi delle “cattive abitudini”, vero ostacolo al time management.
Come afferma Tracy (2015): “quando avrai le idee chiare sui tuoi valori, sulla tua visione e sulla missione che ti prefiggi per il lavoro e per la vita, e saprai esattamente cosa vuoi ottenere e qual è il miglior modo per ottenerlo, allora, e solo allora, potrai iniziare ad applicare alcune preziose tecniche di time management che hai a disposizione”3.
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Vi aspettiamo.
[1] John Caunt Imparate ad organizzarvi, Franco Angeli 2007, Milano
[2] Mikaek Krogerus, Roman Tschappeler, Piccolo manuale delle decisioni strategiche, Rizzoli 2019, Milano
[3] Annalisa Pennini, 10 brevi lezioni per manager in sanità, Franco Angeli 2020, Milano
